Que vérifier dans un état des lieux d’entrée ?

L’état des lieux d’entrée est un élément important du processus de location pour les agences de location, les propriétaires et les locataires dans un marché de la location en constante évolution.

L'exigence de clarté et d'honnêteté au début d'une location est probablement plus critique que jamais. Afin de protéger les intérêts des locataires et des propriétaires, un état des lieux clair et précis devrait figurer au premier plan de chaque bail. Bien que la majorité des propriétaires soient bons et que la plupart des locataires traitent leurs biens locatifs avec respect, les locations se terminent souvent par une discussion sur l'état et la propreté de la propriété.

Les principaux éléments de preuve pour les négociations seront l'état des lieux d’entrée et état des lieux de sortie, en même temps.

Dans ce guide, nous verrons pourquoi vous avez besoin d'un état des lieux d’entrée de logement neuf ? Pourquoi est-il important à différentes phases du processus de location ? Et comment vous assurer d'avoir un inventaire complet au cas où vous en auriez besoin pour soutenir la négociation ? Nous vous donnerons également nos meilleurs conseils sur la manière de protéger à la fois le propriétaire ou l'agence et le locataire tout en gérant les attentes de chacun pendant la location. Notre check liste état des lieux d'entrée vous permettra de vous assurer que dans votre état des lieux, vous n’avez rien oublié.

Qu'est-ce qu'un état des lieux d’entrée ?

L’état des lieux est un document qui permet d’avoir une vision claire et précise de la situation d’un bien locatif à un moment précis de location. Lorsque l’état des lieux est effectué avant l’entrée du locataire dans les locaux, on parle d’état des lieux d’entrée.

Un état des lieux d'entrée complet comprend une liste précise des biens et des emplacements du bien, une description détaillée de l'état de chaque pièce et de ses accessoires, ainsi que le niveau de propreté général. Même si cela n'est pas inclus dans le rapport, l’état des lieux d'entrée devrait également contenir des images d'excellente qualité et horodatées.

Il est essentiel d'obtenir l'accord du locataire sur cet état des lieux, ce qui peut être fait en visitant la propriété avec le locataire lors de l'état des lieux pour s'assurer qu'il est d'accord avec l'état des lieux documenté.

Cet état permet de mettre en évidence la façon dont le locataire a vécu dans la maison et en a pris soin, ainsi que toute modification découverte lors des inspections et à la fin de la location, lors de l’état des lieux de sortie.

Pourquoi un état des lieux d’entrée est-il si important ?

Vous ne croiriez pas la quantité de dommages qu'un locataire peut causer ! La liste est longue, qu'il s'agisse de taches sur les tapis, de vitres brisées, de brûlures sur les plans de travail, de trous dans les murs ou de portes endommagées. Si vous n'avez pas d’état des lieux d'entrée, ou si ce que vous avez n'est pas assez solide, vous serez désavantagé dans toute négociation avec votre locataire après l'expiration de la location.

À la fin de la location, un inventaire en bonne et due forme peut vous aider à éviter une dispute. N'oubliez pas qu'en l'absence d'inventaire, vous ne disposez d'aucune preuve pour négocier, ce qui soulève la question de la nécessité d'un dépôt de garantie, car il sera presque difficile de prouver que le locataire a causé les dommages.

L'essentiel de l'inventaire - les meilleurs conseils

Cette liste est destinée à rappeler aux propriétaires, aux agents et aux locataires, les éléments les plus importants à inclure dans les rapports, qui contribuent tous, à protéger à la fois le propriétaire et le locataire et à gérer les attentes de chacun tout au long de la location. Si vous faites faire vos rapports par un tiers, assurez-vous d'obtenir un rapport de qualité.

N'oubliez pas de :

• Dresser une liste de tous les objets et espaces de la propriété, en indiquant l'état de chacun et le niveau de propreté général. Conseil : la propreté et l'état sont deux concepts différents, l'usure normale ne concernant que l'état.

• Inclure des preuves photographiques et vidéo pour étayer votre description textuelle. Ces preuves doivent être étiquetées avec l'emplacement auquel elles se rapportent. Conseil : Prenez des photos des éraflures sur les murs et des marques sur les tapis avec les mêmes perspectives et caractéristiques, et utilisez une mesure (comme une règle ou la longueur d'un doigt) pour démontrer la taille et le rapport des éraflures sur les murs et des marques sur les tapis.

• Dater les états et vérifier que l'heure de l'inspection est bien visible s'il s'agit de simples rapports photographiques ou vidéo. Notez que cela est particulièrement vrai pour les appartements et complexes étudiants, où le décor et le contenu sont uniformes et où les délais d'exécution peuvent être très courts. Lorsque vous décrivez quelque chose sur les états des lieux et de sortie, utilisez la même formulation. Conseil : les descriptions peuvent être brèves mais informatives, telles que trois taches noires sur la moquette, de multiples indentations sur les meubles et une usure générale. NE PAS dépendre des termes "bon", "mauvais" ou "excellent", ni utiliser simplement des cases à cocher.

• Définir tous les mots ou abréviations utilisés dans les publications pour des raisons de cohérence. Conseil : envisagez d'attribuer un numéro à chaque objet à titre de référence. Lors de la visite d'une propriété ou de l'inspection finale, il sera ainsi plus facile de faire des références croisées avec un objet ou un emplacement.

• Dater numériquement toutes les photographies qui ne sont pas intégrées dans le rapport principal. Si ce n'est pas le cas, elles doivent être transmises individuellement à votre locataire pour être paraphées et datées. Conseil : vérifiez que la date indiquée sur votre téléphone, votre appareil ou les paramètres de l'appareil photo est correcte.

• Ne pas négliger la nécessité de procéder à des inspections périodiques de la propriété. Conseil : lorsqu'il s'agit de s'acquitter des obligations et de tous les frais connexes à la fin de la location, ils peuvent aider à se faire une idée claire de ce qui s'est passé pendant la location.

• Envoyer tous les rapports au locataire, qui devrait les signer pour en accuser réception. En cas de négociation ou d'arbitrage, cependant, vous aurez besoin de la preuve que le locataire a reçu le rapport d'état des lieux et qu'il a eu l'occasion de répondre et d'apporter les changements nécessaires. Par exemple, lorsqu'il a pris les clés, il peut avoir utilisé un courriel horodaté ou un formulaire de déclaration. Conseil : assurez-vous que les rapports d'état des lieux d'entrée sont établis avant que le locataire n'emménage et que les rapports d'état des lieux de sortie soient établis après que le locataire a évacué tous ses biens, sans qu'il y ait de longs intervalles entre les deux événements.

Un état des lieux d'entrée complet, ainsi que des inspections tout au long de la location et un état des lieux de sortie complet à la fin de la location, sont essentielles pour un processus de location réussi. Il est également crucial de pouvoir comparer les rapports du début et de la fin d'une location. Un style de rapport cohérent et l'utilisation d'une formulation descriptive appropriée donneront à toutes les parties les meilleures chances de se mettre d'accord sur qui est responsable de quoi au moment du départ du locataire, évitant ainsi la possibilité d'un litige juridique.

Colonies

La liste de contrôle que vous fournit ici Colonies a pour but d'aider les propriétaires, les agences de location et les locataires à éviter les litiges en matière de location en s'assurant que tous les aspects de votre rapport d'inventaire ont été traités.

Enfin, il est toujours bon de prévoir l'imprévu. Même avec tous les contrôles et protocoles en place, les choses peuvent toujours mal tourner. Dans de telles situations, la souscription d'une assurance propriétaire, qui protège le propriétaire contre les pertes financières liées à la location d'un bien immobilier, constitue la meilleure protection.

Il est également nécessaire de vous entourer des meilleurs collaborateurs pour vous aider dans les différentes étapes du processus de location. Et ces collaborateurs font partie de l’équipe de Colonies.